Przez ostatnie lata na rynku technologii sprzedaży były dostępne 2 podstawowe rodzaje kas i drukarek fiskalnych – modele z kopią papierową (dwurolkowe) lub elektroniczną (jednorolkowe). A niedawno do tego „zestawu” dołączyły urządzenia wyposażone w pamięć chronioną (zgodne z systemem online). Warto więc wyjaśnić, na czym konkretnie polegają wszystkie 3 rozwiązania technologiczne?

Kopia papierowa – dodatkowa rolka z wydrukami

Urządzenia z tej kategorii, wyposażone w dwurolkowe mechanizmy drukujące, niedługo znikną z rynku. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, będzie je można kupować i instalować wyłącznie do 31 sierpnia 2019 roku. Nie oznacza to jednak, że automatycznie wszyscy przedsiębiorcy przestaną z nich korzystać. A trzeba pamiętać, iż stosowanie kas i drukarek z kopią papierową obliguje m.in. do przechowywania zadrukowanych rolek z duplikatami wystawianych paragonów fiskalnych. Nie jest to więc najwygodniejsze rozwiązanie technologiczne. Co więcej, papierowa dokumentacja z kasy powinna zostać starannie zabezpieczona, m.in. przed niekorzystnym działaniem światła czy wilgoci.

Kopia elektroniczna – karta pamięci SD lub microSD

Wspomniana już ustawa o podatku od towarów i usług zakłada, że kasy z elektroniczną kopią paragonów będzie można instalować do końca 2022 roku. Tym bardziej warto omówić rozwiązanie technologiczne, jakie znajduje się w takich urządzeniach. W ich przypadku kopie wystawianych paragonów fiskalnych są zapisywane na karcie pamięci SD lub microSD (w zależności od modelu). Mamy więc do czynienia z jednorolkowym mechanizmem drukującym. A więc nie tylko z większą wygodą w codziennej pracy i skuteczniejszym zabezpieczeniem ważnej dokumentacji, ale także z mniejszym zużyciem rolek papieru termicznego. Ostatnia z tych kwestii z pewnością przekłada się na niższe koszty eksploatacji.

Pamięć chroniona – „urządzenie trwale zawarte w kasie online”

W maju 2019 roku na rynek trafiły pierwsze urządzenia fiskalne online. Co ważne, nie znajdziemy w nich ani papierowej, ani elektronicznej kopii paragonów. W takich kasach i drukarkach stosowana jest pamięć chroniona. I to właśnie ona jest odpowiedzialna m.in. za archiwizowanie kopi wystawianych dowodów sprzedaży. Jednak nie tylko… Warto w tym momencie przytoczyć pełną definicję pamięci chronionej, znajdującą się m.in. w Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących: „rozumie się przez to urządzenie trwale zawarte w kasie online, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej”. Mowa więc o znacznie bardziej zaawansowanym technicznie rozwiązaniu, niż w przypadku modułu kopii elektronicznej.

Przypominamy też o tym, że bez względu na rodzaj urządzenia, kopię każdego paragonu fiskalnego należy przechowywać przez minimum 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono i wydano konkretny dowód sprzedaży.