W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących można znaleźć szczegółowe informacje na temat wielu obowiązków, jakie wynikają ze stosowania urządzeń fiskalnych. Wspomniane przepisy mówią m.in. o tym, że każdy pracownik firmy, który będzie obsługiwał klientów przy użyciu takiej technologii sprzedaży, musi najpierw zostać zapoznany z zasadami prowadzenia ewidencji. Co jeszcze jest wymagane w tym przypadku?

Zasady rejestrowania obrotu i wydawania paragonów, z którymi należy zapoznać pracownika

Prowadzenie ewidencji przy użyciu urządzenia fiskalnego wiąże się m.in. z koniecznością zarejestrowania każdej sprzedaży, która zostanie dokonana na rzecz tzw. klienta indywidualnego (osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, lub rolnika ryczałtowego). Aby to potwierdzić, trzeba dodatkowo wystawić i wydać klientowi paragon dotyczący konkretnej transakcji. Należy to zrobić za każdym razem – bez żądania nabywcy i niezależnie od wybranej przez niego formy płatności. Przepisy mówią także o tym, że paragon fiskalny trzeba wystawić i wydać najpóźniej w momencie przyjęcia zapłaty za towar lub usługę.

Dlaczego o tym wspominamy? Ponieważ właśnie z takimi zasadami, w myśl wymogów Rozporządzenia w sprawie kas, należy zapoznać każdego pracownika firmy, który obsługuje klientów przy zastosowaniu urządzenia fiskalnego. Szczegółową informację na temat można znaleźć w Załączniku nr 1 do wspomnianego aktu prawnego. Znajduje się tam także opis skutków „nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego”. A konsekwencje niedopilnowania obowiązków mogą być bardzo dotkliwe, włącznie z nałożeniem „kary grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe”.

Jak i kiedy sporządzić oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży?

Samo zapoznanie pracownika z zasadami ewidencji nie jest jeszcze wystarczające do tego, aby móc powiedzieć o dopełnieniu obowiązków wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Podatnik musi też przygotować oświadczenie osoby, która zajmuje się obsługą klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego. Co ważne, zarówno zapoznanie z zasadami prowadzenia ewidencji, jak i sporządzenie wspomnianego dokumentu, musi odbyć się zanim dany pracownik firmy zacznie korzystać z kasy rejestrującej (lub drukarki). Samo oświadczenie należy zaś przygotować, wypełnić i podpisać w 2 identycznych egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron). Wzór takiego dokumentu znajduje się w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.