Kasy fiskalne, Porady

Elektroniczna kopia paragonów – nowoczesna, ale czy potrzebna?

Elektroniczna kopia paragonów – nowoczesna, ale czy potrzebna?

Patrząc z perspektywy tego zagadnienia, można by pewnie stworzyć cały cykl artykułów, pt. „Rozwiązania tradycyjne vs rozwiązania nowoczesne”. Nie uprzedzając jednak faktów, skupmy się na tej konkretnej funkcji – funkcji, która znacząco zmienia kilka aspektów obsługi kasy fiskalnej, a więc i standardy prowadzenia działalności handlowej. Czy rzeczywiście jest tak atrakcyjna? I czy zawsze się opłaca?

Aby odpowiedzieć na te pytania, postanowiliśmy doprowadzić do starcia obu koncepcji, odsłaniając ich mocne strony i słabe punkty. Tak więc, zaczynamy pojedynek, a my, ze swej strony, postaramy się być jak najbardziej obiektywnym arbitrem.

Ring i zasady walki – przepisy fiskalne oraz obowiązki podatnika

Jaka idea stoi za poszczególnymi rozwiązaniami, które biorą udział w starciu? Odpowiedź jest prosta – prawo. Zgodnie z ustaleniami Ministerstwa Finansów, każdy przedsiębiorca zobligowany do prowadzenia działalności handlowej z wykorzystaniem urządzenia fiskalnego, musi też sprostać konkretnym wymogom na dalszych etapach pracy. Należy do nich chociażby przechowywanie właściwie wypełnionej książki serwisowej, zgłaszanie urządzenia fiskalnego na przegląd techniczny (nie rzadziej, niż co 2 lata), wystawianie oraz wydawanie klientom paragonów, a także – przechowywanie kopii tych dokumentów.

Kopia każdego wystawionego paragonu powinna znajdować się u podatnika przez okres 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym nastąpił wydruk dowodu sprzedaży. W przypadku braku takiej dokumentacji, podczas kontroli organów skarbowych może dojść do podważenia prawidłowości prowadzonej ewidencji, a dalej – do wysokich kar pieniężnych.

Lewy narożnik – kopia tradycyjna

Wcześniejszym, a kiedyś i jedynym rozwiązaniem tej kwestii była tradycyjna kopia paragonów. Na czym ona polega? Kasa rejestrująca sprzedaż pracuje przy użyciu 2 rolek papieru. Jedna służy do wystawiania wydruków dla nabywców, druga natomiast zawiera duplikaty wydawanych rachunków. W momencie zapełnienia takiej rolki należy wymienić ją na nową, a poprzednią, zawierającą dane o zarejestrowanych transakcjach – zachować.

Papier termiczny – co tu dużo mówić – jest dość nietrwały. Znajdujące się na nim informacje łatwo ulegają wyblaknięciu lub wytarciu. Zapewne każdy, kto trzymał paragony w portfelu, zdążył się już o tym przekonać. Dlatego tradycyjna kopia wymaga szczególnego zabezpieczenia, przechowywania w sterylnych warunkach. Rolki powinno się też utrzymywać w porządku, gdyż po pewnym czasie może ich sporo przybyć.

Prawy narożnik – kopia elektroniczna

Utrudnienia wynikające z dotychczasowego rozwiązania stały się motywacją do znalezienia alternatywnego sposobu. Pomogła w tym postępująca cyfryzacja, stopniowo unowocześniająca opcje różnych rodzajów technologii użytkowych. Tak też było z kasami fiskalnymi, które zyskały nową możliwość – zapisu elektronicznej kopii paragonów.

Jej mechanizm jest zupełnie inny. Informacje o dokonanych transakcjach, zamiast na drugiej rolce papieru, są umieszczane w formie cyfrowej na karcie pamięci – najczęściej SD lub microSD. Podatnik korzystający z takiego rozwiązania nie musi gromadzić wielu wydruków i dbać o ich stan. Druga rolka nie jest w ogóle potrzebna, gdyż jej rolę pełni elektroniczny nośnik danych.

Starcie – zalety i wady obydwu rozwiązań

Trzeba przyznać, że elektroniczna kopia posiada wiele atutów. Pozwala na zastosowanie mniejszej konstrukcji, a ponadto – znacznie ułatwia i przyspiesza obsługę mechanizmu drukującego. Forma przechowywania informacji jest zgodna z rozwojem dzisiejszych technologii: ustandaryzowane elementy (tu: karta pamięci) umożliwiają proste przeniesienie danych na komputer (a następnie wygodne przeglądanie i porządkowanie), nie mówiąc już o ich dodatkowym zabezpieczeniu na innych nośnikach (płyta DVD, pendrive, dysk zewnętrzny).

Słabe punkty? Nie wszyscy przedsiębiorcy tak biegle posługują się elektroniką i czują się swobodnie wśród cyfrowych możliwości. Niektórzy wolą dosłownie zająć się kopiami paragonowymi, gdyż to, co namacalne, jest pewniejsze. Niemniej, czasy się zmieniają, a wraz z nimi technologie i przyzwyczajenia użytkowników. Minusem może być też fakt, że usterki techniczne – urządzenia fiskalnego czy nośnika danych – automatycznie narażają również na utratę zebranych informacji o transakcjach. Więc, mimo nietrwałości papieru termicznego, przedsiębiorca może odnieść wrażenie, że ma większy wpływ na bezpieczeństwo kopii tradycyjnej.

Wady przechowywania wydruków zostały już w sumie omówione. W końcu, w jakimś stopniu, to one zadecydowały o stworzeniu nowego rozwiązania. Natomiast realną zaletą kopii papierowej na dzień dzisiejszy jest niższa cena kasy fiskalnej. Pytanie tylko, czy wystarczająca. Elektroniczna forma zapisu danych podwyższa wartość technologii sprzedaży, to fakt – ale jednocześnie zmniejsza zużycie papieru, a więc zapewnia znaczne obniżenie kosztów związanych z eksploatacją urządzenia. Zatem – wydane pieniądze, prędzej czy później, zwracają się.

Werdykt

Oba sposoby przechowywania kopii paragonów, tradycyjny i elektroniczny, istnieją równolegle – dlatego jest sens zastanawiać się nad tym, który z nich może okazać się lepszy. Z naszych obserwacji, rozwijających się trendów w branży fiskalnej i doświadczeń przedsiębiorców wynika, że ten pojedynek wygrywa elektroniczna kopia paragonów. Zapewne, jak każde rozwiązanie, posiada ona swoje słabe punkty, ale warto zwrócić uwagę, z iloma korzyściami (odczuwalnymi praktycznie przez każdy rodzaj przedsiębiorstwa!) wiąże się jej zastosowanie: łatwa realizacja obowiązków fiskalnych, długofalowe oszczędzanie pieniędzy czy wygodna archiwizacja danych.

A co Wy o tym sądzicie? Czy powyższa analiza Was przekonuje? Może macie swoje, inne argumenty, stojące za poszczególnymi koncepcjami? Jeśli tak – podzielcie się nimi w komentarzach! Możecie też dokładniej poznać kasy fiskalne z kopią tradycyjną oraz kasy rejestrujące z kopią elektroniczną, aby upewnić się, który wariant bardziej do Was przemawia.

One thought on “Elektroniczna kopia paragonów – nowoczesna, ale czy potrzebna?

  1. a w ogole jeszcze ktos chce korzystac z kopii tradycyjnej, skoro elektronicxna to naprawdę duze ulatwienie? 😀

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wprowadź wartość CAPTCHA: *