W sytuacji przedsiębiorców zobligowanych do korzystania z urządzenia rejestrującego, istnieją 2 podstawowe wymogi: zakup stosownej technologii oraz jej prawidłowa instalacja. Podstawowe, ale nie jedyne. Na dalszych etapach działalności podatnik musi realizować także inne, określone w przepisach zadania. Jednym z nich jest regularne i odpowiednie wykonywanie raportów fiskalnych. Dlaczego to takie ważne?

Ci, którzy od jakiegoś czasu stosują w swych firmach urządzenia rejestrujące sprzedaż, dobrze wiedzą, że, oprócz wprowadzania danych do kasy lub drukarki oraz wydawania klientom paragonów, mają także inne obowiązki. Takich konkretnych zadań może nie jest dużo, ale są one zróżnicowane i wszystkie równie ważne. Wśród nich znajdzie się: archiwizacja kopii wystawionych paragonów, dotrzymywanie terminów przeglądów technicznych, właściwe przechowywanie książki serwisowej czy prowadzenie osobnej dokumentacji dla zwrotów i reklamacji. I jeszcze jedno, o czym dzisiaj sobie powiemy – wystawianie raportów fiskalnych.

Raporty fiskalne? Co to takiego?

Sam fakt, że istnieją jeszcze inne wydruki, które – podobnie jak paragony fiskalne – mają duże znaczenie, nie powinien dziwić. Ale czym konkretnie są opisywane raporty? To kolejne dokumenty, potwierdzające wraz z innymi prawidłowy przebieg sprzedaży, właściwe ewidencjonowanie obrotu i odprowadzanie należnych podatków. Wydruki te zawierają szczegółowe informacje na temat transakcji zrealizowanych w danym przedziale czasowym. Można tu wymienić m.in. konkretne kwoty brutto, kwoty podatku należnego VAT, uwzględnione, zaprogramowane stawki podatkowe itp. Każdy przedsiębiorca, zobligowany do ewidencjonowania obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego, korzystający z kasy lub drukarki rejestrującej, musi prawidłowo wystawiać 2 rodzaje raportów: dobowe i miesięczne.

Na czym polegają raporty dobowe?

Jak nietrudno się domyślić, raport dobowy ten dostarcza danych o obrocie uzyskanym w ramach jednej, konkretnej doby. Z reguły więc przedsiębiorcy decydują się na realizację tego dokumentu przy zamknięciu sprzedaży, pod koniec dnia pracy. Ale trzeba uczciwie powiedzieć, że to nie jest jedyna możliwość. Jeśli np. ktoś zapomni wykonać raport dobowy w tym czasie, jest w stanie zrobić to na początku dnia następnego. Ale istnieje pewien warunek: procedura ta musi odbyć się przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z tej doby. Tylko tak można uniknąć błędu w dokumentacji.

Jakie zasady obowiązują w przypadku raportów miesięcznych?

W tym przypadku również nazwa od razu zdradza przeznaczenie dokumentu. O ile jednak poprzedni raport musiał być zrealizowany konkretnego dnia (najdalej: dnia następnego przed pierwszą sprzedażą), o tyle miesięczny rządzi się nieco innymi prawami. Ten wydruk trzeba wydrukować najpóźniej 25 dnia miesiąca następującego po tym, który ma znaleźć się w dokumencie. Warto przy okazji wspomnieć, że jeśli w danym dniu nie miała miejsca ani jedna transakcja, raport dobowy ma wartość zero, a co za tym idzie – w takich okolicznościach nie trzeba go wykonywać. Podobnie jest z drugim rodzajem dokumentu, w sytuacji, gdy na przestrzeni całego miesiąca nie było żadnych sprzedaży (choć drugi przykład wydaje się być raczej dość incydentalny). Tymczasem należy pamiętać, że brak realizacji lub błędne wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych traktowane są przez organy skarbowe jako wykroczenia, złamanie przepisów, które może się spotkać z przykrymi konsekwencjami.